COVID-19: Can Directors’ and Shareholders’ Meetings Be Held Remotely in Belgium? (K&L Gates)

COVID-19: Can Directors’ and Shareholders’ Meetings Be Held Remotely in Belgium? (K&L Gates)

Authors: Jeroen Smets and Charlotte Stynen (K&L Gates)

Publication date: 19/03/2020

With the spread of COVID-19, governments and companies everywhere are faced with hitherto unseen challenges. Measures are being taken everywhere to contain the pandemic and to discourage gatherings of people. At this point, gatherings of people are limited to the strict minimum and it is likely that a complete lockdown will be imposed for the next weeks or even months. Belgian companies having their general assembly coming up in the next months might want to take their precautions now and consider their options to avoid physical meetings.

Below, we have outlined some of the alternatives, challenges, and possible solutions.

1. REMOTE PARTICIPATION TO THE SHAREHOLDERS’ MEETING

The Belgian Companies and Associations Code (hereinafter, the “Code”) offers shareholders, bondholders, and any other titleholders of companies the possibility to participate remotely in a general assembly by means of electronic communication, on the condition that:

  • the company’s articles of association allow for such remote participation;
  • the chosen means of electronic communication allow for a verification of the participant’s identity;
  • the chosen means of electronic communication allow for a direct, simultaneous, and uninterrupted possibility for all participants to take note of the discussions and, for the shareholders, to exercise their voting rights regarding all items on the agenda; and
  • the invitation to the meeting contains a clear and detailed description of the procedure that has to be respected in order to participate remotely in the meeting.

In case of technical difficulties or incidents during the meeting, such matters should be noted in the meeting minutes.

The Code equally allows for shareholders to cast their vote electronically or by correspondence in advance of the general assembly on the condition that the articles of association allow this possibility. If the vote is cast electronically, the chosen means of electronic communication must allow for a verification of the shareholders’ identity and capacity.

Votes that have been cast in advance remain valid in circumstances where the general assembly is postponed, provided that the reconvened general assembly has the same agenda items and as long the votes have not been revoked by the shareholders before the following general assembly .

Note, however, that the members of the bureau, the company’s directors, and the statutory auditor are not allowed to participate remotely in the shareholders’ meeting according to the Code. This can, however, be remedied by waiver letters for the directors and the statutory auditor and by forgoing the appointment of a bureau. It seems recommendable, however, that at least one person, presiding the bureau, and possibly a second person, appointed as a scrutineer, are physically present at the place where the meeting should be held according to the articles of association so that proxies, votes cast in advance, etc. can be gathered and verified at this place. Ideally, some technical assistance would also be provided for.

In order to benefit from the abovementioned possibilities, it is essential that the company’s articles of association provide for both the possibility and the procedure for remote participation, including the way votes are cast and counted. Articles of association that do not allow for such possibility (such as the majority of the current BEL20 companies) can be amended with the intervention of a notary, who could except written proxies and waiver letters for such change of the articles of association.

2. WRITTEN DECISIONS OF THE SHAREHOLDERS

With the exception of decisions that need to be made by an authentic notarial deed, the Code allows for the shareholders to make decisions in writing on the condition that such decisions are made unanimously. The written procedure does not require the usual convocation formalities. In order to organize a written decision process, it is essential to be able to consult with the shareholders beforehand in order to ascertain if unanimity could be reached. In practice, especially for large companies, prior (remote) discussions will have to be planned before a decision is drafted that is subsequently circulated to all shareholders for approval and signing.

The company’s directors, the statutory auditor, and bondholders (or other titleholders) can consult the content of such written decisions on their request.

3. WHAT ABOUT PROXIES?

Shareholders and bondholders are allowed to vote by proxy given to another person, provided that this is not forbidden or limited by the articles of association. It is common for articles of association to impose certain limitations to this right, such as:

  • the requirement that the proxyholder needs to be another shareholder (or bondholder)
  • the requirement that each proxyholder can only hold 1 proxy

These requirements are not imposed by law and can be abrogated by an amendment of the articles of association.

Proxies remain valid in circumstances where the general assembly is postponed, provided that the reconvened general assembly has the same agenda items and as long they have not been revoked by the shareholders before the following general assembly.

4. WHAT ABOUT DECISIONS OF THE MANAGEMENT BODY?

Even though the Code is silent on the subject of board meetings by electronic means, nothing seems to prevent this possibility as long as the identity of the participants can be verified and the electronic means of choice allow all participants to actively take part in the meeting so that the collegial decision-making process is not impeded.

It is recommended that either the articles of association or the internal rules clearly describe the procedure to be followed for remote participation and, if applicable, voting at the board meeting.

The management body is equally allowed to make unanimous decisions in writing on the condition that the articles of association do not prohibit or limit a written decision-making process.

5. TIMELINE

The general assembly needs to be held within six months of the closure of the financial year.

For nonlisted companies, shareholders should be invited to the general assembly at least 15 calendar days before the day of the meeting. This happens through mail or e-mail (if the latter is statutorily allowed) in the case of nominative shares and through an announcement in the Belgian official journal, a nationally distributed paper, and on the company website, if one exists, in the case of dematerialized shares.

For listed companies, shareholders should be invited to the general assembly at least 30 calendar days before the meeting through an announcement in the Belgian official journal, a nationally distributed paper, in media which can reasonably expected to reach the relevant public, and on the company website, if one exists.

If, in the case of remote participation, the invitations to the general assembly include detailed instructions on the procedure to be followed, the company’s articles of association should provide for this possibility by the day the invitations are sent at the latest.

If an amendment of the articles of association is required, the same convocation period should be planned for the assembly deciding on the amendment. Taking into account that an amendment of the articles of association requires a presence quorum of at least 50% of the existing shares, a second convocation will be required where that the quorum has not been reached. The term, in the case of a second convocation, is 10 days for nonlisted companies and 17 days for listed companies.

In order to legally invite your shareholders to a remotely held general assembly, when the articles of association do not allow for this possibility , the following absolute minimum terms must be taken into account:

  • 40 days (15 + 10 + 15) for nonlisted companies
  • 77 days (30 + 17 + 30) for listed companies
6. CAN WE POSTPONE THE GENERAL ASSEMBLY?

There are two ways the general assembly can be postponed:

  • for a fixed term of three weeks (for nonlisted companies) or five weeks (for listed companies) by a decision of the board made during the general assembly itself; or
  • by a decision made by the shareholders with a simple majority (or, in the case of a written decision, by unanimity) for the period that the shareholders will decide upon.

Please note that in the first case, the initial general assembly will have to be held in order for the board to make a decision to postpone it. In the second case, the postponement of the general assembly will require another prior assembly,without a presence quorum, to which the shareholders should equally be invited according to the applicable legal provisions.

In the case of a postponed general assembly, the board should still ensure that the assembly is held within the legal deadline of six months after the closure of the financial year, failing which, all damages suffered by third parties are presumed to be caused by such delay, and the company’s directors can be held personally liable for such damages.

7. PRACTICAL CHALLENGES AND POSSIBLE SOLUTIONS

The alternatives described above offer some obvious practical and technical challenges.

First of all, remote general assemblies are currently still very uncommon, and legislation offers little to no guidance on how to organize remote meetings safely, how to cast votes, and how to deal with technical issues.

It is recommended that the articles of association contain a detailed description of at least the following elements:

  • the allowed means of electronic communication;
  • how to verify the identity of the participants;
  • how to validly cast a vote;
  • the possibility to submit questions to the board (preferably by at least one day before the general assembly);
  • the consequences of a technical interruption of the meeting;
  • the ability, or otherwise, to issue conditional proxies, i.e., those that are only valid in the case of a technical interruption of the meeting that takes more than a certain amount of time ;and
  • the possible obligation for the board to decide upon a threeor five-week delay of the general assembly in the case of a technical interruption of the meeting that takes more than a certain amount of time.

From a practical point of view, at least one person should be physically present at the place the general assembly is held in order to open the meeting, receive votes cast in advance, and (conditional) proxies.

The current state of company legislation does not seem to offer the possibility for companies to oblige its shareholders, bondholders, or other titleholders to participate remotely in the meeting. Accordingly, we believe that participants should, in normal circumstances, still have the possibility to physically participate in and be given access to the company’s general assembly if they wish, even if it is acceptable to ask that they communicate their intentions to either participate in the assembly remotely or in person. However, with the current measures that are being taken to combat COVID-19, the obligation for participants to participate in the shareholders’ meeting remotely, at least for now, seems to have found a temporary legal/regulatory basis.

bron : https://legalnews.be/ondernemingsrecht/vennootschapsrecht/covid-19-can-directors-and-shareholders-meetings-be-held-remotely-in-belgium-kl-gates/

Auteur :
Christophe Meesters
IAB erkend extern belastingconsulent | IEC conseil fiscal
erkenningsnummer 13675 2N73,
fiscotax accountantIAB fiscotax
namens Fiscotax BV BVBA
belastingconsulenten IAB

erkenningsnummer 225329 3 N 16

Merksemsebaan 44 – 2110 Wijnegem – Antwerpen/Antwerp


T. +32 (0)3 246 00 70 |M. christophe@fiscotax.be | W. www.fiscotax.be

Meet me – schedule an online meeting

Disclaimer |De inlichtingen zoals meegedeeld in dit bericht zijn louter van algemene aard, onafhankelijk en kunnen geenszins als sluitende professionele juridische en/of fiscale adviesverlening eventueel aangepast aan specifieke of concrete persoonlijke omstandigheden worden beschouwd. Sluitende professionele juridische en/of fiscale adviesverlening wordt steeds in een afzonderlijk document aan de klant overgemaakt. Het is niet toegestaan dit bericht te vermenigvuldigen dan wel te verspreiden. Aan dit bericht inclusief de bijlagen kunnen geen rechten ontleend worden, tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen.
Fiscotax BVBA aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade en/of kosten die voortvloeien uit onvolledige en/of foutieve informatie in berichten.

Hulp aan leden IAB & ITAA

Accountants en belastingconsulenten die vragen en/of moeilijkheden hebben omtrent de digitalisering mogen mij vrijblijvend (gratis)contacteren voor hulp. Ik kan u eventueel bijstaan in het opzetten van een platform voor online vergaderingen, werken vanop afstand, e.a. zaken.

Ik denk bijvoorbeeld aan de algemene vergaderingen die gehouden moeten worden, enzovoort. U kan deze vergaderingen digitaal laten tekenen (vanop afstand). Let wel : iedere digitale handtekening vermeld een datum van moment handtekening. Ik mag aannemen dat indien er later getekend wordt dan het moment van algemene vergadering er enige soepelheid kan verwacht worden.

Er zijn oplossingen die niet duur zijn of zelf gratis.

Vragen over steunmaatregelen en andere zijn ook welkom, liefst per mail. Ik bezorg u een schematisch overzicht. Ons Instituut (IAB/ITAA) heeft ook een zeer goed overzicht ter beschikking gesteld.

#samensterk

U kan mij bereiken per mail op christophe@fiscotax.be of per gsm 0483/43.23.22.

#iab #itaa #ipcf #bibf

CORONAVIRUS: 16 MILJARD EURO SCHADE VOLGENS VOKA

CORONAVIRUS: 16 MILJARD EURO SCHADE VOLGENS VOKA

76% van de leden van Voka gaf aan reeds een omzetdaling te zien als gevolg van het coronavirus. Dat was gisteren, vlak voor de verstrenging van de maatregelen.

Nog opvallender was dat één op vijf bedrijven de omzet al met minstens de helft zag afnemen. Voor 37% was dat omzetverlies het gevolg van de preventieve maatregelen van de overheid zoals sluitingen, het inreisverbod of de afgelasting van evenementen. Daarnaast gaf bijna 30% aan dat de preventieve maatregelen hen ook in tweede lijn treffen, bijvoorbeeld omdat hun klanten sluiten, opleidingen annuleren of geen nieuwe projecten meer opstarten. Iets meer dan 10% gaf aan dat de omzetdaling het gevolg is van personeelstekorten.

Erger dan de kredietcrisis

“De cijfers waren al alarmerend, nog voor de afkondiging van deze nieuwe set van gezondheidsmaatregelen. De gevolgen hiervan gaan verder dan horeca en winkels. Ze treffen potentieel alle mogelijke bedrijven. Onze economie kan dit niet overleven zonder bijkomende steunmaatregelen. Nu al is de economische impact groter dan bij de terreuraanslagen van 4 jaar geleden. We stevenen af op een economische schade tot 16 miljard euro. We moeten dan ook alles op alles zetten om te vermijden dat deze crisis nog erger wordt dan de kredietcrisis van 2008-2009”, waarschuwt Hans Maertens, gedelegeerd bestuurder van Voka.

Volgens Voka zal deze nieuwe set van gezondheidsmaatregelen een zware impact hebben op de bedrijven en hun medewerkers. Aangezien telewerk en social distancing op korte termijn in veel bedrijven moeilijk haalbaar zijn, zien zij zich gedwongen te sluiten. “Vlak voor de verstrenging merkte drie kwart van de bedrijven al een omzetdaling door de crisis van het coronavirus. Zeven op tien moet al overgaan tot tijdelijke werkloosheid, bijna de helft wellicht al in de komende week. We verwachten met deze bijkomende maatregelen een nog grotere impact. De overheden hebben eerder al een eerste reeks van steunmaatregelen genomen, vooral gericht op horeca en handel. Maar nu dreigt een kaalslag bij heel veel bedrijven. De schade kan oplopen tot 16 miljard euro. We roepen de overheden dan ook op om zo snel mogelijk een bijkomende set van zware steunmaatregelen te activeren, zodat gezonde bedrijven niet failliet gaan en mensen hun job niet verliezen” aldus Hans Maertens.

Problemen met export

Nog uit de bevraging van Voka bleek dat bij 59% van de bedrijven de activiteiten binnen de maand zouden stokken door toeleveringsproblemen. 63% ondervond problemen met de export van goederen. Meer dan een derde van de bedrijven kende nu al onverwachte personeelstekorten . Dit zal nog sterk toenemen als gevolg van de nieuwe gezondheidsmaatregelen die gisterenavond werden aangekondigd.

Voka dringt met klem aan op maximale ondersteuning voor onze bedrijven vanuit de overheden om de continuïteit van onze economie te vrijwaren, faillissementen en jobverlies te vermijden. Voka is daarom permanent in overleg met de regeringen om de schade voor bedrijven en medewerkers maximaal op te vangen.

Bijkomende maatregelen

Op Vlaams niveau zijn reeds een aantal maatregelen genomen. Voka vraagt dat er ook op federaal niveau snel en kordaat maatregelen genomen en uitgevoerd worden om bedrijven te ondersteunen en dit in overleg met de gewesten:

  • uitbreiden en vereenvoudigen van de procedure voor tijdelijke werkloosheid omwille van overmacht en economische redenen zodat dit snel kan aangevraagd worden
  • uitstel of spreiding van betaling voor personenbelasting, vennootschapsbelasting, BTW en bedrijfsvoorheffing
  • de maand gewaarborgd inkomen bij ziekte omwille van coronavirus op te nemen in de ziekteverzekering in plaats van te betalen door de werkgever
  • een waarborg- en overbruggingsplan van de regeringen, de Nationale Bank en de financiële instellingen voor de bedrijven die hun leningen of kredieten niet kunnen aflossen of in liquiditeitsnood geraken

Auteur :
Christophe Meesters
IAB erkend extern belastingconsulent | IEC conseil fiscal
erkenningsnummer 13675 2N73,
fiscotax accountantIAB fiscotax
namens Fiscotax BV BVBA
belastingconsulenten IAB

erkenningsnummer 225329 3 N 16

Merksemsebaan 44 – 2110 Wijnegem – Antwerpen/Antwerp


T. +32 (0)3 246 00 70 |M. christophe@fiscotax.be | W. www.fiscotax.be

Meet me – schedule an online meeting

Disclaimer |De inlichtingen zoals meegedeeld in dit bericht zijn louter van algemene aard, onafhankelijk en kunnen geenszins als sluitende professionele juridische en/of fiscale adviesverlening eventueel aangepast aan specifieke of concrete persoonlijke omstandigheden worden beschouwd. Sluitende professionele juridische en/of fiscale adviesverlening wordt steeds in een afzonderlijk document aan de klant overgemaakt. Het is niet toegestaan dit bericht te vermenigvuldigen dan wel te verspreiden. Aan dit bericht inclusief de bijlagen kunnen geen rechten ontleend worden, tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen.
Fiscotax BVBA aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade en/of kosten die voortvloeien uit onvolledige en/of foutieve informatie in berichten.

CORONAVIRUS: 16 MILJARD EURO SCHADE VOLGENS VOKA

Steunmaatregelen coronavirus – werkgevers

Met de verstrenging van de maatregelen dinsdagavond wijzigden ook weer de spelregels voor een belangrijke steunmaatregel, die van de tijdelijke werkloosheid. U wordt ongetwijfeld ook overstelpt met vragen van uw klanten hierover. 

Voor tijdelijke werkloosheid zijn er twee opties: overmacht (aanvraag al dan niet met motiveringsdossier) of economische redenen. We hebben een overzicht gemaakt welke steunmaatregelen er zijn en voor wie ze gelden. Voor elk scenario reiken we een stappenplan en de nodige documenten aan om de aanvraag in te dienen. Check hier het overzicht.

Hier vindt u de communicatie die we gisterenavond hebben verstuurd naar al onze kmo-klanten.

Corona-hotline voor boekhouders: uw vragen via één centraal nummer
We hebben ook een specifiek telefoonnummer geactiveerd waar u als boekhouder of accountant terecht kunt met al uw vragen over de impact van het coronavirus voor werkgevers en werknemers: 02/209 88 40.

De meest recente informatie kunt u altijd vinden op onze corona-pagina.  Hier staat ook een doorsteek naar onze FAQ over het coronavirus waar we u eerder al over informeerden.

Meer info over de maatregelen voor zelfstandigen die impact ondervinden van het coronavirus vindt u ook bij onze partner Xerius: www.xerius.be/nl-be/zelfstandigen/life-changing-moment/corona. Goed om weten: vanaf vanavond kunnen zelfstandigen via deze pagina ook meteen online een aanvraag tot overbruggingsrecht indienen

https://www.sdworx.be/-/media/sd-worx/no-optimization/corona/nl-scenario-corona-19-03-13-50.pdf?la=nl-be&hash=377F00D1088FCB646EA725B67432505EBC04ADF1

CORONAVIRUS: 16 MILJARD EURO SCHADE VOLGENS VOKA

#corona : mag je zaak open of niet

Wat betreft de handelszaken en diensten:

  • Discotheken, cafés en de eetzalen van restaurants worden gesloten tijdens de week en in het weekend. Enkel afhaalgerechten of leveringen aan huis zijn nog toegestaan, maar lange wachtrijen moeten worden vermeden;
  • Hotels, vakantiewoningen, campings, vakantiecentra, B&B,… blijven geopend zonder toegang tot een bar, restaurant, gemeenschappelijke zalen en recreatieve ruimtes. De keukens kunnen wel nog roomservice aanbieden;
  • Afhaalrestaurants, bedrijven die aan huis leveren (Deliveroo, Uber Eats enz.), drive-ins, broodjeszaken, snacks en frietkoten blijven toegelaten. Uitbaters moeten er op letten dat er geen lange wachtrijen ontstaan.
  • Handelszaken die zitplaatsen aanbieden waar gegeten en gedronken kan worden moeten gesloten worden. Dat zijn bijvoorbeeld theehuizen, terrassen en binnenruimtes van frituren en meer algemeen elke plaats waar klanten zich kunnen zetten om te eten;
  • De winkels kunnen tijdens de week open blijven maar moeten sluiten in het weekend. Verkoop op afspraak is eveneens verboden in het weekend!;
  • Kapperszaken en schoonheidssalons moeten sluiten in het weekend. Tijdens de week mogen ze enkel klanten bedienen op afspraak. In tegenstelling tot de eerdere aankondigingen zijn ook diensten op afspraak en/of aan huis tijdens het weekend verboden.;
  • Ambulante handel op lokale markten blijft toegelaten in de week als er voldoende plaats voorzien wordt tussen de standen. In het weekend zijn enkel de kraampjes die voedsel verkopen toegestaan;
  • Voedingszaken (met inbegrip van dierenvoedingszaken), apotheken, parafarmacie en bandagisten blijven gewoon open, ook in het weekend. Niettemin wordt aanbevolen dat zij de hygiënemaatregelen versterken op basis van de geformuleerde aanbevelingen.
  • Bankenloketten zijn geopend tijdens de weekdagen. Tijdens het weekend blijven enkel de automaten en self-banking toegankelijk.
  • Theaters, operagebouwen, filmzalen, culturele centra, bibliotheken, pretparken, binnenspeeltuinen, recreatieve centra en dierenparken zijn gesloten.
  • Sporthallen, fitnesszalen en zwembaden zijn gesloten. In hotels en vakantieparken is de toegang tot dergelijke ruimtes eveneens verboden.
  • De transportsector is niet getroffen door de verbodsmaatregelen. Taxidiensten en alternatieve taxidiensten blijven in gebruik, mits een beperking van het aantal passagiers en verhoogde hygiënemaatregelen.
  • De luchthavens blijven toegankelijk. Er is gevraagd om de nodige maatregelen te nemen voor de loketten om de nodige afstand tussen de personen in de rij te verzekeren.

christophe@fiscotax.be, gsm 0483/43.23.22.