Accountants krijgen van een bestuursorgaan van een onderneming heel vaak het mandaat om de jaarrekening neer te leggen bij de Nationale Bank van België. Daarbij rust op de schouders van de beroepsbeoefenaars een hele grote verantwoordelijkheid ten aanzien van derden/aandeelhouders. Vandaar het belang dat de jaarrekeningen schriftelijk werden goedgekeurd door de algemene vergadering van de vennootschap.
 
Daarom wil het Instituut er graag nog eens op wijzen dat de jaarrekeningen wel degelijk moeten worden goedgekeurd door de algemene vergadering alvorens deze op verzoek van het bestuursorgaan worden neergelegd bij de NBB. Gezien de belangen van alle partijen, acht het Instituut het noodzakelijk om een eerdere communicatie daarrond te herhalen.
 
Wanneer u de jaarrekening opstelt en u van uw cliënt een bevestiging van zijn akkoord over deze jaarrekening ontvangt, dient u toe te zien op het feit dat alleen een goedgekeurde jaarrekening kan worden neergelegd bij de Nationale Bank van België (NBB).
Hiertoe is het belangrijk om na te gaan dat de jaarrekening niet alleen het akkoord heeft van het bestuursorgaan, maar ook werd goedgekeurd door de algemene vergadering.
 
In het belang van het correct informeren van derden kan alleen de jaarrekening, die door de algemene vergadering werd goedgekeurd, neergelegd worden bij de NBB. Dit is voorzien in artikel 98 van het Wetboek van vennootschappen, hetzij huidig artikel 3:10 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
 
Wanneer de jaarrekening werd gevalideerd door het bestuursorgaan van uw cliënt, dan wijst u hen er het best op dat de jaarrekening eveneens dient te worden goedgekeurd door de algemene vergadering. Het is namelijk logisch dat het resultaat van uw werk – met name de opstelling van de jaarrekening – voorgelegd wordt aan alle vennoten of aandeelhouders van de cliënt-vennootschap.
 
Wij wijzen u op het feit dat de beslissingen van de algemene vergadering, mits eenparig besluit van alle personen die het recht hebben om die bij te wonen, schriftelijk [1] kunnen genomen worden [2].
 
Wanneer uw cliënt u vraagt om de jaarrekening neer te leggen, dan raden wij u bijgevolg aan om hem een van de volgende documenten te vragen:
– Een kopie van de schriftelijke unanieme goedkeuring van de jaarrekening door de aandeelhouders of vennoten;
– Een kopie van de ondertekende notulen van de algemene vergadering die de jaarrekening heeft goedgekeurd; of
– Een bevestiging – die door bestuursorgaan wordt ondertekend – dat de “jaarrekening per … op datum van … werd goedgekeurd door de algemene vergadering.”
 
Op die manier bent u er zeker van dat de neerlegging wettelijk in orde is.
 
[1] Artikel 268, § 2 en 536, § 1, al. 2 van het Wetboek van vennootschappen, hetzij het huidig artikel 5:85 van het Wetboek vennootschappen en verenigingen. [2] Met uitzondering van die welke bij authentieke akte moeten worden verleden.
 
Auteurs :
Vincent Delvaux, Ondervoorzitter
Bart Van Coile, Voorzitter